CLIDEN PROOF
Vos documents peuvent devenir les preuves dont votre entreprise aura besoin
Un contrat, un avenant, une facture, un courrier, un échange ou tout autre document peut contribuer à établir une situation.
Mais encore faut-il pouvoir identifier la preuve pertinente, savoir où elle se trouve et la retrouver rapidement lorsque vous en avez besoin.
Au fil de votre activité, les documents se multiplient. Certains sont conservés dans des dossiers numériques, d’autres dans des boîtes e-mail, des classeurs ou des outils différents. Lorsqu’une question se pose, retrouver le bon élément peut devenir difficile.
Objectif de Cliden Proof:
Cliden Proof vous aide à organiser l’information probatoire de votre entreprise, pour mieux identifier les preuves importantes, repérer leur emplacement et faciliter leur recherche lorsque vous en avez besoin.
À quoi sert Cliden Proof ?
Optimiser la gestion des preuves importantes
Cliden Proof vous aide à mieux connaître et organiser les éléments documentaires susceptibles de contribuer à établir une situation liée à votre activité.
Il permet notamment de :
- identifier les principales preuves associées à votre activité ;
- repérer les documents utiles pour établir un fait, une décision, un échange ou une opération ;
- savoir où se trouvent les éléments répertoriés ;
- référencer les preuves importantes dans un registre dédié ;
- faciliter leur recherche lorsqu’une situation nécessite de retrouver des informations ;
- repérer les éléments manquants ou difficiles à localiser qui méritent votre attention.
L’objectif n’est pas d’accumuler toujours plus de documents. Il s’agit de savoir quelles preuves peuvent être utiles, où les retrouver et comment mieux organiser leur suivi.
Un outil pour ne plus chercher à l’aveugle
Cliden Proof peut être utile dans de nombreuses situations
Par exemple :
- Vous devez retrouver un contrat ou un avenant signé il y a plusieurs mois.
- Un client conteste une opération et vous devez rechercher les échanges ou documents correspondants.
- Vous souhaitez retrouver les éléments attestant d’une décision ou d’une intervention.
- Vous avez besoin de réunir les documents relatifs à une relation commerciale.
- Vous souhaitez savoir quelles preuves existent déjà et lesquelles restent difficiles à retrouver.
- Vous voulez préparer votre entreprise à répondre plus efficacement à une demande d’information ou à une contestation.
Un outil utile pour votre entreprise:
Dans ces situations, disposer des documents ne suffit pas toujours. Il faut également pouvoir les identifier et les localiser.
Cliden Proof vous aide à structurer cette recherche en amont.
Comment fonctionne Cliden Proof ?
Cliden Proof repose sur deux composantes complémentaires.
01. CARTOGRAPHIE DES PREUVES
Identifiez les principales preuves liées à votre activité et sachez où elles se trouvent
Identifiez les principales preuves liées à votre activité et sachez où elles se trouvent.
La cartographie permet de repérer les catégories de preuves utiles à votre entreprise, les situations auxquelles elles se rapportent et leur emplacement.
Elle vous aide à prendre du recul sur les éléments déjà disponibles et à identifier ceux qui mériteraient d’être recherchés, complétés ou mieux organisés.
Selon votre activité et le périmètre retenu, cette cartographie peut notamment concerner les contrats, les factures, les courriers, les échanges professionnels, les documents relatifs aux opérations ou les éléments associés à une décision.
02. REGISTRE DES PREUVES
Répertoriez vos preuves importantes afin de pouvoir les retrouver plus facilement
Répertoriez vos preuves importantes afin de pouvoir les retrouver plus facilement lorsque vous en avez besoin.
Le registre permet de référencer les éléments identifiés et de conserver les informations utiles à leur recherche.
Selon sa structure, une entreprise peut notamment préciser la nature du document, la situation concernée, sa date, sa référence et son emplacement physique ou numérique.
Vous disposez ainsi d’un repère organisé pour retrouver les éléments répertoriés sans devoir recommencer vos recherches à chaque besoin.
Une logique simple
Identifier → Localiser → Référencer → Retrouver
Cliden Proof vous aide à passer d’une collection de documents parfois dispersés à une organisation plus lisible des preuves importantes pour votre entreprise.
Cliden Proof ne remplace pas vos documents
Un outil d'organisation
Cliden Proof est un outil d’organisation et de repérage de l’information probatoire.
Il ne remplace pas les contrats, factures, courriers, échanges ou autres documents originaux. Il permet d’organiser les références et les informations utiles pour retrouver les éléments concernés.
Il ne garantit pas, à lui seul, qu’un document sera reconnu comme une preuve suffisante ou recevable dans une situation particulière. La valeur probante d’un élément dépend notamment de sa nature, de son contexte et des règles applicables.
Lorsqu’une question juridique précise se pose sur la conservation, l’authenticité, la recevabilité ou l’utilisation d’une preuve, une analyse complémentaire peut être nécessaire.
Cliden Proof vous aide à mieux organiser les preuves disponibles; il ne certifie pas leur validité juridique.
Cliden Proof ou les autres Outils Cliden ?
Chaque Outil Cliden répond à un besoin distinct
CLIDEN PROOF: PROUVER
« Je veux identifier mes preuves importantes et savoir où les retrouver. »
Cliden Proof aide à cartographier et à répertorier les éléments utiles pour établir une situation.
REGISTRES CLIDEN: ORGANISER
« Je veux structurer les informations et les décisions qui doivent être consignées dans mes registres. »
Les Registres Cliden répondent à un besoin de suivi et de traçabilité des informations relevant de leur périmètre.
BOOK CLIDEN: CONSTRUIRE LA MÉMOIRE
« Je veux préserver les connaissances et les informations utiles pour comprendre et transmettre le fonctionnement de mon entreprise. »
Book Cliden contribue à organiser la mémoire de l’entreprise dans la durée.
Ces outils peuvent être complémentaires, mais ils ne remplissent pas la même fonction : répertorier des preuves, tenir des registres et construire la mémoire de l’entreprise sont trois besoins différents.
Une porte d’entrée vers une meilleure organisation de vos preuves
Conserver les preuves importantes
Cliden Proof vous permet de commencer par identifier les preuves importantes et de mieux organiser leur repérage.
Selon votre situation, vous pourrez ensuite avoir besoin de :
- mieux organiser ou localiser vos documents ;
- structurer leur conservation et leur suivi ;
- préparer un dossier relatif à une situation particulière ;
- faire examiner un document ou obtenir un avis juridique sur une question précise.
Cliden Proof constitue ainsi un outil d’organisation qui peut s’inscrire dans une démarche plus large de mémoire juridique et documentaire.
CLIDEN PROOF
Des preuves mieux identifiées. Des documents plus faciles à retrouver
Vous ne pouvez pas toujours prévoir quand vous aurez besoin d’établir une situation. Mais vous pouvez mieux préparer la manière dont les preuves utiles seront identifiées et retrouvées.
Cliden Proof vous aide à organiser cette information avant d’en avoir besoin.